【最新版】電子カルテの導入で活用できる補助金について
新たなサービスを導入するには金銭が発生します。その金額に対して補助金が出るのはとてもありがたい事です。IT導入補助金といって小規模、または中小企業を対象にした制度で業務フローをシステム化・RPAなど行う場合、電子カルテを含むいくつかのツールに発生する費用をまかなってくれる制度です。2017年からスタートした新しい制度ですが、医療機関を含む多くの企業が申請を行っています。これらの情報だけでは無く申請方法含め紹介しています。
IT導入補助金とは？対象の製品は？
IT導入補助金は2017年から始まった新しいサービスです。補助額は40～450万円で、中小企業や小規模事業者が対象です。業務フローをIT化する際に、使うツールやシステムの補助を行う制度で医療機関も対象です。
ちなみにここで言う小規模事業者は医療機関や社会福祉法人の場合は従業員数が300名以下、その他は資本金5000万円以下、従業員数100名以下とかなり厳しい制限があります。医療機関で対象となる製品は電子カルテ対応のレセプトコンピュータ、ビジネスコミュニケーションチャットツール、介護業務管理ソフトが入ります。
他にもシフト・スケジュール管理ソフトだったり、医療機関のホームページを作成したりする際に発生する費用も補助対象です。補助金は国や政府が定める目的や趣旨と一致していないと受ける事は出来ません。
また申請すれば必ずしも全ての方が受けられる訳でもありません。厳しい審査の上、条件が一致し更に目的に叶っている事業のみが受けられるので気をつけて下さい。また補助金は後払いになる点も注意すべきポイントです。この制度は年々補助上限額が上がっている事で、多くの事業主が注目していますが採択件数はやや狭まっています。
IT導入補助金の申請・手続きフロー
医療機関にとっても嬉しい制度であるIT導入補助金は、どの様にして申請すれば良いのでしょうか。まず支援事業が展開しているサイトから電子申請が可能です。この時に会員登録が必要になるので、申請前にIDやパスワードを設定しておくとスムーズに申請出来ます。
その申請書を事務局が確認し補助金を受けるのに問題が無い事業なのかを判断します。その上で選定結果を通知しますが、採択・不採択どちらも通知があるので安心して下さい。その後、事業者は必要な経費を申請し受理されると交付決定通知書が通知されます。この交付決定通知書には補助金の対象である事業内容や費用が掲載されています。
その後、事業主は事務局へ経過報告、または実績について報告を致します。合わせて事務局側も申請を受けた後、問題なく事業展開をしているかを確認します。それから支払実績の分かる書面や契約書などのエビデンスを提出し、最後事務局で検査を行い問題が無ければ補助金額確定通知を送付します。
補助金額確定通知を元に事務局宛に請求、後は指定口座に入金されます。入金後も効果報告といって事業実施効果報告を提出する義務があるので気をつけて下さい。
まずは、IT導入補助金の申請資格及び要件を確認しよう
大手企業や既に企業として多くの従業員を抱えているところは、残念ながらIT導入補助金の申請対象ではありません。別の項目で説明した様にあくまでも中小企業、小規模事業者の為の制度なので注意が必要です。
申請資格は医療機関・社会福祉法人の場合は従業員が300名以下、その他の事業の場合は資本金5000万円以下、更には従業員数が100名以下となります。IT導入支援事業者に登録されている、または法律に規定する投資事業有限責任組合の場合は冒頭の参加資格をクリアしていても申請は不可です。他にも風俗営業、反社会的勢力、宗教法人などもNGです。ツールの種類は様々で顧客対応や販売支援、債権債務・資金回収管理、債権債務・資金回収管理などもあります。
もちろん業務固有プロセスも対象内なので電子カルテも補助対象の製品となります。但しツールを入れるだけで業務システムは改善しません。そのシステムを使いこなせる様に勉強会や打ち合わせ、仮想システムでの運用など多くのステップが必要です。特にツールを導入したのは良いがスタッフへの周知が甘く、使いこなせずにストレスになってしまったというケースは珍しくありません。
せっかく補助金の申請が降りたのであれば、有益に活用する為に時には働き方を見直す必要もあります。ちなみにIT導入補助金は毎年4～6月が申請期間になるので、早めに動ける様に前年度から準備をしておくと良いです。
補助金の対象とならないITツールもあるので注意！
「この費用は補助金でまかなってもらおう」そう考えながらツールやシステム導入を行うのは良いですが、本当に対象の製品・ケースでしょうか。
原則として募集開始してから締切りの後に購入した製品が対象になるので、それ以前に購入したものを補助金でまかなう事は出来ません。よくあるのが申請書を提出する直前にITツールを購入するケースです。
当然ですが上限額である450万円を超えた場合の補助は出来ないので、予算や状況に見合ったツールの導入が必要です。PCやタブレットなどハードウェアも対象外になるので気をつけて下さい。広告宣伝費・リース料金やVR・ARを使ったコンテンツ制作・配信ツールも対象外になります。
また補助が受けられるツールの種類は事前にIT導入支援事業者が事務局へ登録、認定を受けたもののみです。企業で使うツールであればなんでも良い訳ではないので注意して下さい。医療機関で利用される登録済みのツールは電子カルテに対応しているレセプトコンピュータや介護業務管理ソフトです。
これらは患者の待ち時間を減らし、満足度を高める効果があります。情報共有がしやすくなりヒューマンエラーを防ぐ効果がある事も分かっています。仮に事務局へ登録されているツールか判断出来ない場合は、IT導入補助金のガイドラインを確認して下さい。
ITベンダーと協力しながら申請する必要がある
医療機関や医療法人がIT導入補助金をする場合、ITベンダーと相談を重ねて申請すると良いです。補助申請のガイドラインやサイトにITベンダーの登録リストがあるので、ツールよりも前にベンダーの選定から始めます。
その上で導入するツールを決めるのですが、ベンダーとの契約はまだ結んでいません。ある程度導入ツールが決まったらベンダーから招待されるサイトにアクセスして登録を始めます。登録内容は申請ページと同じで事業者の基礎情報や売上、従業員数などです。経営ビジョン・生産性計画も記入する必要があるので、前もってある程度のテンプレートを作成しているとスムーズに進みます。申請が受理されたらベンダーと打ち合わせをしたITツールを導入します。
ベンダーの協力を仰ぐのは必須ではありません。しかし小規模事業者や医療機関の場合は、大企業の様にツテがある訳ではありません。またベンダーと協力した方が申請の通る確率がアップするとも言われています。
まとめ
電子カルテやビジネスチャットツール、シフト管理ソフトなど医療機関では数多くのツールを使っています。事務局に登録されたツールであれば最大上限額450万円の補助が受けられます。この制度をIT導入補助金と呼び、2017年から始まった制度です。
いくつかの制約や条件はあるも中小企業や、小規模事業者を対象にしている制度で申請が殺到しています。医療機関に関してはITベンダーと協力して申請していく事で、スムーズに申請出来ます。
